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<kikkina>.
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LE LETTERE COMMERCIALI
Gli elementi della lettera commerciale
Elementi essenziali
�� l’intestazione
�� la data
�� l’indirizzo del destinatario
�� il testo della lettera
�� la firma
L’intestazione fornisce dati del mittente; se non è già stampata sulla carta da lettere, viene scritta sul bordo superiore del foglio.
In genere contiene le seguenti indicazioni:
Ragione sociale della ditta o nome e cognome del mittente
Indirizzo (via, numero civico, CAP, città, sigla della provincia)
Prefisso e numero telefonico, di fax, indirizzo di posta elettronica, eventuale sito Internet
Codice fiscale e/o partita IVA
A queste indicazioni si possono aggiungere:
indicazioni sul genere di attività
numero di registrazione presso il Registro delle Imprese
il capitale sociale
la data deve essere preceduta dall’indicazione della località e va scritta per esteso
l’indirizzo del destinatario viene disposto su tre o quattro righe e comprende:
il vocativo (Egregio Dott., Gentile Sig.ra ecc. se si tratta di persone; Spett. o Spett.le per ditte, società ecc.)
il nome e cognome o ragione sociale della ditta
via e numero civico
CAP, località sigla della provincia
Il testo viene generalmente disposto con l’interlinea 1; tra i paragrafi si usa dare una doppia interlinea. I paragrafi prevedibile sono almeno tre: il primo di introduzione, il secondo tratta l’argomento della lettera in questione, il terzo i saluti.
La firma indica il nome del mittente e la sua qualifica in capo alla società
Elementi accessori
I riferimenti
Il protocollo
Le diciture particolari
L’oggetto
Le annotazioni conclusive
Le sigle
I riferimenti sono indicazioni che mettono in relazione la lettera con documenti precedenti
Il protocollo è il numero progressivo di catalogazione nel registro in cui vengono annotati tut-ti i documenti in arrivo o in partenza.
Le diciture particolari si tratta di indicazioni relative a particolari forme di spedizione: rac-comandata, espresso, personale ecc. o identificano il documento fattura, estratto conto ecc.
L’oggetto è l’indicazione semplice e concisa del contenuto della lettera
Le annotazioni conclusive sono note che si aggiungono a fine lettera, dopo la firma, precedu-te da abbreviazioni All (Allegati), P.S. (Post Scriptum), N.B. (Nota Bene)
Le sigle sono le iniziali di chi ha redatto la lettera (in maiuscolo)e di chi ha battuto la stessa (in minuscole)
STILE ESTETICI DELLE LETTERE COMMERCIALI
A secondo come si collocheranno gli elementi essenziali della lettera commerciale definiremo lo stile della lettera.
Stile blocco americano
Prevede tutti gli elementi allineati a sinistra
Stile blocco
Prevede l’allineamento a sinistra del de-stinatario e del testo. La data allineati a destra. La firma se essa è più estesa della data va allineata a destra; se invece è me-no estesa ha lo stesso punto di inizio della data.
Stilo semiblocco
La data e la firma allineati a destra; il de-stinatario allineato a sinistra; il testo pre-vede il rientro di 10 battute (1,5 cm) della prima riga di ogni paragrafo
Stile classico
La data e la firma allineata a destra, il te-sto con il rientro di 1,5 o 2 cm della prima riga di ogni paragrafo; il destinatario ini-zia dal grado corrispondente al centro della riga.
Stile classico scalare
La data e la firma allineata a destra, il te-sto con il rientro di 1,5 o 2 cm della prima riga di ogni paragrafo; il destinatario ini-zia dal grado corrispondente al centro del-la riga, la via rientra di 5 batte, la città di 10 battute.
Stile personale
Questo tipo di stile viene utilizzato quan-do intercorrono rapporti di amicizia tra lo scrivente e il destinatario o si vuole dare un carattere meno ufficiale alla lettera.
La data e la firma allineata a destra, il te-sto inizia con il vocativo (obbligatorio) e la prima riga di ogni paragrafo rientra di 1,5 o 2 cm; il destinatario viene collocato in cale, dopo la firma, allineato al margine di sinistra; non sono previste le sigle.
È opportuno che sulla busta compaia in evidenza la dicitura PERSONALE
TIPI DI LETTERE COMMERCIALI
A secondo il contenuto definiremo la tipologia della lettera commerciale.
Lettera circolare
La lettera circolare è una comunicazione rivolta a più persone appartenenti ad un’unica cate-goria e potrà essere indirizzata ad esempio: A tutti i Dipendenti, oppure A tutti i Clienti. In questi casi viene predisposta una sola lettera, in cui:
la data, preceduta dalla città, è indicata genericamente con la dicitura data del timbro postale;
l’indirizzo del destinatario è generico;
lo stile utilizzato generalmente è il blocco o il semiblocco
Lettera a più indirizzi
Si può verificare la necessità di inviare una lettera a due o più indirizzi e tali indirizzi devono comparire su ciascun documento.
Il primo indirizzo è il principale, mentre agli altri la lettera viene inviata per conoscenza (p.c.)
In genere si usa:
�� lo stile semiblocco con gli indirizzi scritti uno a destra e l’altro a sinistra;
�� lo stile classico con entrambi gli indirizzi a destra.
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lili2.
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hvhvnv . -
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molto pregnante come intervento.... .
La lettera commerciale |
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